Konferensförsäkring utgör ett skydd för det bokande bolaget mot plötsliga och oförutsedda händelser som anges i försäkringen villkor och förköpsinformation.
Försäkringen tecknas / köps i samband med initial bokning av konferensen och ska inte säljas sent nära att konferensen äger rum. Under den tidsperiod som är mellan bokning och eventets start kan förändringar ske i form av värdet av bokning, såväl uppåt som nedåt. Det kan till exempel röra sig om att upplevelser, mat och dryck, eller antal besökare läggs till eller tas bort från bokningen. Mysafetys koncept för konferensförsäkring stödjer att bokningsvärdet (det försäkrade beloppet) ändras under denna period. Du som säljare kan alltså uppdatera bokningen under hela vägen med vad som är den senaste informationen på individuell bokning.
Vad baseras försäkringens värde på?
Konferensförsäkringens pris baseras på bokningens värde exklusive moms.
Ersätts kunden inklusive eller exklusive moms?
Mysafety ersätter skadan exklusive moms.
Kostnaden för försäkringen ersätts inte.
Kan föreningar teckna försäkringen när de bokar ett event eller konferens?
Nej, per idag täcks endast företag.
När tecknar man försäkringen?
Kunden köper / tecknar en försäkring i samband med initial bokning av konferensen. Om de köper till eller tar bort element till sin bokning (upplevelser, mat & dryck, antal deltagare etc) följer försäkringen med aktuellt belopp. Ökar exempelvis kundens bokningsvärde med 10% så ökar försäkringens pris med 10%.
Bokning kan ändra i värde, upp och ner, hela vägen fram till events start? Vad är försäkrat?
Flytt av datum / ombokning och avbokning, kan göras fram till 8 dagar före eventets start. Från och med 7 dagar före eventets start krävs att kunden köper en ny försäkring.
Använder partnern Mysafetys egna webform så behöver hen uppdatera värdet av försäkringen. Annars täcker den det senast rapporterade värdet.
Får kunden ett försäkringsbevis/brev/besked?
Försäkringsbevis ligger i detta fall som del av er offert / kvitto till kund där det anges att försäkringen är inkluderad. Där anges försäkringens pris och länk till villkor på den landningssida Mysafety tillhandahåller ska finnas. Villkor kan förändras vilket gör att vi alltid vill att detta länkas till oss.
Om/när villkorsförändringar sker informerar vi er om det såklart.
Om kunden har ett försäkringsärende. Vad händer då?
Kunden gör själv en skadeanmälan till Mysafety. Mysafety tillhandahåller länken till den sida som gäller för skadeanmälan. Denna länk kan ni som partner dela med kund som önskar skadeanmäla.
Skadeanmälan - Avbeställningsförsäkring | mySafety Försäkringar AB
Återkoppling från Mysafety sker direkt till kund eftersom anläggningarna behåller intäkten från bokningen och kunden vänder sig till Mysafety för att få tillbaka pengarna för avbokad och betald konferens.
Om bokningen flyttar datum, följer försäkringen med? Hur långt och hur många gånger kan man flytta en bokning?
Ja, om bokningen flyttar datum, följer försäkringen med. Bokningen kan flyttas hur många gånger som helst fram till 8 dagar före konferensen. 0-7 dagar innan konferensen startar måste ni göra en ny bokning med en annat bokningsnummer och kunden måste betala för en ny försäkring. Förutom gränsen vid 8 dagar finns inga begränsningar i hur många gånger datum kan flyttas.
Gäller bokningsdatum, faktureringsdatum eller datum för signering?
Försäkringens giltighetstid är från bokningsdatum (när ni/anläggningen har bekräftat bokningen och kunden har godkänt era villkor) och gäller till konferens är avslutad.
Ni fakturerar kund för försäkringen som en del av bokningen (precis som ni gör för lokal, mat, dryck…).
Mysafety fakturerar er månadsvis för sålda försäkringar minus avdrag för er ersättning. Avräkning baseras på månadens avslutade konferenser (inte köpta försäkringar till konferenser som inte har genomförts).
Hur nära inpå kan man boka en försäkring? Måste bokas inom visst antal dagar efter bekräftat bokningsdatum?
Försäkringen måste köpas i samband med bokningen (inom 48 timmar från bekräftad bokning)
Anläggningar har olika avbokningsvillkor, hur ställer ni er till det? Hur ska vi bemöta frågor gällande det?
Anläggningarna kan ha vilka avbokningsvillkor de vill. Det enda bokningarna som inte kan försäkras är om anläggningen ger kunden möjlighet att avboka/omboka utan kostnad fram till konferensstart, i detta fall behövs ingen försäkring då kund inte kan lida ekonomisk skada.
För mer utförligt om av-/ombokningar samt ändring i värde se tidigare frågor.
Måste kunden presentera ett intyg om sjukdom eller annan skadeorsak?
Sjukintyg, polisanmälan, kopia på försening mm. per deltagare eller huvudperson/orsak om hela konferensen måste ställas in. Se skadeblankett.
Scenario 1; chefen säger att du måste vara på en annan plats än den bokade konferensen, vad gäller?
Försäkringen avseende konferenser täcker inte det eftersom det skulle kunna medföra höga skadetal då företag kan lösa intyget själva.
(Vår avbeställningsförsäkring för konsumenter täcker detta)
Scenario 2; Vägen faller samman under natten och en medarbetare kan ej komma. Träder försäkringen in?
Ja, försäkringen träder in om kund har varit ute i god tid och kund inte kan komma fram till konferensen på något annat sätt (t.ex. en annan väg) eller myndigheterna har gått ut med röd varning. Gör händelsen att kunden kommer till konferensen men inte kan delta i hela konferensen ersätts kund för den del av konferens som kund missar (delskada).
Vem kontaktar kund vid frågor och skadeanmälan?
Mysafety bortsett från när det är anläggningen som har gjort fel (t.ex. att spa inte fungerar, restaurangen har stängt osv.)
När kan kund/företaget ställa in hela konferensen?
Kan ställas in om t.ex. VD som ska presentera en helt ny organisation blivit sjuk, men inte om företaget inte kan genomföra konferensen p.g.a. besparing/tuffa tider.
Gäller försäkringen även om kund inte har betalt fakturan?
Ja, försäkringen gäller från bekräftelse av bokning till avslutad konferens, men kund/företaget kan inte få ut någon ersättning före de har lidit ekonomisk skada och kan uppvisa det för Mysafety.
Försäkra konferenser större än 500 000 kr?
Per idag går det inte då vi från start har avgränsat försäljningen av försäkringen till konferenser upp till 500 000 kr/st.
Kund kan inte försäkra del av en bokning (ex. 500 tkr av 2 mkr) utan i så fall väljer kunden det de vill försäkra ((t.ex. konferenslokal och boende, men inte bussresan dit och aktiviteter.) och försäkrar då hela beloppet för det. Vid ersättningsbar skada lämnas ersättning för kostnaden eller del av kostnaden för den betalda bokningen, dock maximalt 500 000kr.
Händelser som kunder kan drabbas av och försäkringen täcker
Hur påverkas ert evenemang om flyg blir försenade eller resor ställs in, särskilt när det handlar om viktiga deltagare (t.ex. en talare)?
Det händer ofta att viktiga personer missar ett evenemang på grund av flygförseningar eller inställda resor. Det kan bli dyrt att behöva boka av/om saker i sista minuten. Det skulle väl kännas bra att få hjälp att täcka kostnaderna och ges möjlighet att ta in en ersättare, eller hur? Vår försäkring ger er den flexibilitet ni behöver, utan att riskera extra kostnader.
Hur förbereder ni er för tekniska problem under evenemanget, om till exempel ljud- eller bildutrustning slutar fungera?
Teknik kan vara opålitlig. Om mikrofoner eller projektorer går sönder mitt i ett viktigt moment kan det bli kostsamt att fixa snabbt. Det känns skönt att ha täckning för att snabbt lösa det utan extra kostnader, eller hur?
Försäkringen täcker kostnader för ny utrustning eller teknisk support, så ni slipper oroa er för dyra nödlösningar.
Hur hanterar ni det om en deltagare blir sjuk eller skadar sig precis innan konferensen?
Sjukdom eller olyckor i sista stund kan lämna er med tomma hotellrum och måltider som ni redan har betalat för. Det är inte kul att stå där med kostnader ni inte kan få tillbaka, eller hur?
Med vår försäkring täcks kostnader för oanvända rum och måltider, så ni slipper ta smällen.
Hur skulle ni göra om en oväntad storm eller snö tvingar er att skjuta upp eller flytta ert evenemang?
Väderförändringar kan vara oförutsägbara och leda till att ni måste ställa in eller flytta på kort varsel, vilket snabbt kan leda till höga kostnader.
Försäkringen gör att ni slipper oroa er för ekonomiska förluster om ni har varit ute i god tid och inte kan komma fram till konferensen eller myndigheterna har gått ut med röd varning. Gör händelsen att ni kommer till konferensen men inte kan delta i hela konferensen ersätts ni för den del av konferens som ni missar (delskada).
Vad gör ni om en leverantör inte kan leverera eller en talare ställer in i sista minuten?
Om en leverantör misslyckas eller en talare ställer in i sista minuten kan ni behöva betala för dyra akutlösningar, vilket kan bli stressigt. Det vore bra att slippa det, eller hur?
Försäkringen täcker skäliga och nödvändiga merkostnader som uppkommit genom en plötslig och oförutsedd händelse som drabbat exempelvis talare, teknisk utrustning, catering, artist, transport eller lokal.
Hur påverkas ni av deltagare som avbokar på grund av t.ex. sjukdom?
Avbokningar händer oftare än man tror, och det kan lämna er med oanvända hotellrum och måltider som ni redan har betalat för. Det vore skönt att slippa det, eller hur?
Försäkringen ersätter den del som motsvarar den/de ej deltagande försäkrades kostnad.
Hur hanterar ni små, men dyra problem som uppstår under evenemanget, till exempel teknikstrul eller sena leveranser?
Små problem kan snabbt bli stora och dyra om man inte hanterar dem rätt. Visst vore det skönt att veta att sådana kostnader är täckta, eller hur?
Försäkringen täcker sådana oväntade kostnader, så ni kan lösa problemen utan att gå över budget.
Vad händer om ni tvingas flytta eller ställa in evenemanget i sista minuten?
Att behöva ställa in eller flytta på grund av att huvudperson har blivit sjuk kan leda till stora ekonomiska förluster. Med huvudperson avses person som har en så pass central roll för evenemanget att det inte kan genomföras utan en väsentlig inverkan.
Med vår försäkring får ni ersättning om något skulle gå snett.